tputkonen kirjoitti:Haluaisin hieman kommentoida kustannusarvioita.
Hienoa!! Poikkeuksellisen hyvä teksti muutenkin, joka keskittyy juuri oleellisiin kysymyksiin. Alla on joitakin vastauksia. Asioita oli niin monta, että niitä kaikkia ei ole vapaahtoisten piirissä käsitelty. Toisaalta tputkonen käsitteli asioita, jotka kuuluvat omalle vastuualueelleni, enkä ole kaikkia niihin liittyviä näkemyksiä pystynyt mm. niiden keskeneräisyyden vuoksi voinut esittää julkisesti ruodittaviksi.
Joka tapauksessa alla oleva perustuu omaan näkemykseeni eikä se ole mikään "virallinen kanta". Tässäkin yhteydessä haluan korostaa lähtökohtaa, joka ei muuksi muutu:
1) Tapahtuman järjestäminen vaatii erittäin paljon resursseja.
2) Suurin resurssi on vapaaehtoisten työpanos.
(riviväli)
(riviväli)
.......
.......
ja monta riviväliä lisää
3) Loput on sitten rahoittamisen, budjetoinnin yms asioita, jotka ovat kieltämättä kohtuullisen kokoisia hallittavissa olevia summia, mutta silti melkein "pikkurahaa" siihen verrattuna, että ammattilaisten vapaaehtoistyöstä maksettaisiin mielekästä ja reilua palkkaa.
Vapaaehtoisten joukossa on graafisen suunnittelun, ATK-alan, tapahtumajärjestämisen ja monen muun alan ammattilaisia. Keskeisten vastuualueiden vetäjien taustoille on tyypillistä, että he ovat vetäneet vastaavia tai vaativampia hankkeita aiemmin.
Yksikään heistä ei ole missään yhteydessä sanallakaan viitannut siihen, että haluaisivat edes ilmaisen sisäänpääsyn. Puhumattakaan siitä, että vapaaehtoispohjalta toimiminen edellyttää "organisaation" jäseniltä jatkuvaa uuden opettelua, pahimmillaan valtavan informaatiokuorman vastaanottamista jne. Osittain tämä tietenkin johtuu siitä, että valmistelut aloitettiin vasta syys-lokakuun vaihteessa ja tämä alkumatkan puolimaraton kohti Mega-statusta kuljettiin pikajuoksijan kyytiä. Yhdessä saavutettiin jotakin sellaista, jota ei osattu aikaisemmin edes ajatella. Isojen onnistumisten ja saavutusten keskellä on vaikea keskittyä siihen, tapahtuiko virheitä.
Eli jos 2)-kohtaa ei ole, ei ole eventin eventiä. Ainakin tämä ensimmäinen mega perustuu arviolta 85 % siihen, että välttämättömiä työkustannuksia katetaan ilmaistyöllä.
Kuinka paljon sinne odotetaan osallistujia?
Osallistujia tulee olemaan niin paljon kuin järjestäjät sallivat. On täysin mahdollista, jopa luultavaa, että jossakin vaiheessa ilmoitetaan, että viikon päästä ei enää oteta rekisteröintejä vastaan. Tästä vaihtoehdosta on jo vapaaehtoisporukan kanssa alustavasti puhuttu. Mikä olisi se luku, jossa tähän mennään, en osaa sanoa, koska sitä ei ole lainkaan yhteisesti pohdittu.
Jotakin mittakaavaa antaa uskoakseni se, että
Tampereen event tulee olemaan maailman toiseksi suurin geotapahtuma vuonna 2011. Miksi ei maailman suurin? No juuri sen takia, että laitamme ihan kohteliaisuudesta ja traditioiden kunnioituksesta liinat kiinni ennen kuin menemme GeoWoodstockin ohi
(Megassakin voi siis nauraa itselleen.)
Itselläni on kokemusta muutaman sadan hengen ilmaistapahtumista. Esim. 500 hengelle Gramex + Teosto maksaa per päivä noin 60 euroa. Äänentoiston saa varmasti lainattua ilmaiseksi (ottakaa vaikka minuun yhteyttä lähempänä, jos tarve ei ole valtavan raskaaseen kalustoon). Kätköilijöistä taatusti löytyy henkilöitä, jotka lahjoitavat ensiaputarvikkeet. Kylmäpusseja saa myös ilmaiseksi näytekappaleina, yhteyttä lääkekauppiaisiin. Järkkäreitä ei välttämättä tarvitse lainkaan, riippuu tapahtuman luonteesta ja poliisin mielipiteestä, mutta ainakin Keskustorilla on em. tapahtumien järjestäminen onnistunut ilman yhtään järjestysmiestä. Tapahtumailmoitus maksoi muistaakseni 20 euroa. Langaton verkko onnistuu helposti mokkulalla + WLAN reitittimellä joita löytyy kohta jokaiselta.
Aivan mahtavaa kokemusta! Laita minulle meiliä, niin mietitään mitä tehtäviä olisi vapaana juuri tuollaiseen kokemukseen. Jokaiseen yksityiskohtaan en pysty tässä vastaamaan koska (i) en niitä tunne ja/tai (ii) ne on jonkun muun vastuulla ja hoidossa. Eli paljon oli sellaisiakin asioita, joita on ehditty pohtimaan monelta kantilta. Viimeksi muistaakseni tänään päivitetty vastuualueluettelo on täällä:
http://www.geocache.fi/bulletin/viewtop ... =34&t=2332
On toki monia asioita, joita voisi yrittää hoitaa ilmaiseksi sen sijaan, että ostaisi palveluja ulkoa tai tekisi niistä kolmansien osapuolien kanssa yhteistyösopimuksia. Mutta jotta näin voitaisiin toimia, tulisi 2)-kohdan mukaista vapaaehtoistyövoimaresursseja olla valtavan paljon. Kun ei ole vapaaehtoista, joka kouluttaisi kätköilijöitä järjestyksenvalvojiksi eikä vapaaehtoisia tuohon koulutukseen osallistujiksi on paljon
varmempaa ja turvallisempaa hoitaa asia ulkopuolelta. Ensiavun suhteen täytyy muistaa, että koolla on hyvin suuri joukko ihmisiä. Esimerkiksi elvytysvalmiuksia saati sen edellyttämiä laitteita ei ainakaan minulle tulleiden yhteydenottojen perusteella ole vapaaehtoiskätköilijöillä. Tottakai pyrimme kaikissa näissä asioissa hankkimaan yhteistyökumppaneita, jotta kustannukset voitaisiin pitää kurissa yleisestä turvallisuudesta ja valmiuksista tinkimättä.
Suuri osa tputkosen viestin yksityiskohdista osui nimenomaan hänen siteeraamansa Päivi Pyysalon vastuualueelle. Jos Päivin kaltaista suvereenin ammattitaitoista ja laajakatseista tapahtumajärjestäjää ei olisi tullut mukaan, Härmälään sijoittuvan suurtapahtuman kätkölistausta ei olisi uskaltanut julkaista. Päivi piti muun muassa huolen siitä, että Härmälän edellyttämän lisäinfrastruktuurin (pl. wlan etc) lisäksi hänen vastuulleen tulivat järjestysmiesasiat. Sittemmin mukaan on tullut tuon alan osaajia ja on ollut luonnollista, että Päivi on näitä tehtäviä siirtänyt jollekulle toiselle. Juuri tällaisten muutosten takia tuota vastuuluettelolistaa on päivitetty tarpeen mukaan. Halusin tämän kertoa esimerkkinä siitä, että vastuualueet eivät ole kiveen hakattuja. Haksun palstoilla on monta lankaa, joissa nimenomaan haetaan vapaaehtoisia eri tehtäviin. Tähän mennessä on johtopäätös se, että Haksun sivut ovat maailman hienoimmat, mutta työnvälityksessä ne toimivat kehnosti, mikä ei tietenkään ole ilmoitustaulun pitäjän vika.
Tämän työnvälityksen esimerkkinä kerron, että Groundspeakin alkuperäistä ratkaisua ei osattu odottaa, koska tuollaisesta käytännöstä ei ollut kokemusta varmaan missään muuallakaan. SunGear-eventin suosion ja Harjuksen henk. koht. panoksen ansiosta Suuressa Sammakossa tehtiin se samaan aikaan erikoinen ja ymmärrettävä päätös, että (i) saatte julkaista normaali eventinä, jolloin mm. kätkölistauksen event date tulee pysymään vääränä, (ii) kehottakaa ihmisiä laittamaan Will attendit pian ja (iii) seuraamme tilannetta ja pohdimme sitten, muutammeko ikonin megaksi ja päivämäärän oikeaksi.
En ole tuonne "Näytön paikka" -threadiin tainnut laittaa tätä, mutta (Seattlesta käsin rakennettu ja sieltä pyydetty) näytön paikka se oli ja se näyttö joka tältä suomalaiselta kätköilijäporukalta tuli WIll attendien muodossa oli jotakin jota tuskin kukaan pystyy sanoiksi muuttamaan. Tapa, jolla sana levisi, ja tapa, jolla se otettiin vastaan, oli ennenkuulumatonta, -näkemätöntä ja -kokematonta. Signal the Frog jäi hänkin sanattomaksi ja alkoi puhumaan ikonikielellä.
Se, että ensikertalainen saa Mega-Event statuksen etukäteen eli ennen tapahtumaa eikä vain jälkikäteen vieraskirjaskannauksia lähettämisen myötä, on hyvin harvinaista, ellei suorastaan poikkeuslaatuista. Tätä (=kuinka poikkeuslaatuista) voi yrittää pääkonttorista selvittää, mutta tuskin sieltä annetaan selkeitä vastauksia. Eli kysymykseen, oliko tämä ensimmäinen kerta kuin näin toimitaan, en osaa vastata. Jos olisin SIgnal the Frog en myöskään antaisi suoraa vastausta olettamistani syistä, joita on turha tähän spekuloiden laittaa.
Vilpittömästi toivon, että kukaan ei suhtautuisi saavutettuun Mega-statukseen (ja ikoniin) ikään kuin se olisi ollut alusta lähtien selvää tms. Ikoni myönnettiin näytön perusteella. Näyttö oli silloin yli 450 Will attend -loggausta. Loggaajien itsensä toiminnan lisäksi se oli edellyttänyt erittäin paljon erittäin monen vapaaehtoisen erittäin intensiivistä työskentelyä. Mega-ikoni ei ole sama asia kuin mega-tapahtuma järjestelyineen, mutta järjestelyihin osallistuneena tunnekuohu on hädin tuskin päättynyt.
Olen saanut luvan siteerata MissJenn-nickiä, joka Groundspeakissa vastaa meidän megastamme ja mm. konkreettisesti muutti ikonin ja korjasi päivämäärän. Siteeraus ei ole suinkaan ainoa vastaava reaktio, johon olen maailmalla törmännyt tai maailmalta saanut, mutta vilpittömässä innostuksessaan ja kannustuksessaan se on ylitse muiden:
Woohoo!!!!!
Let your passion for this game be the force behind a FANTASTIC Mega-event.
Kokemukseni on myös, että yritykset lähtevät erittäin mielellään tukemaan tällaisia tapahtumia. Soittamisen sijaan kannattaa mennä fyysisesti paikalle. Uskoisin että Sportiat, Partio-aitat, Erätukut, kodinkoneliikkeet yms. lähtevät mielellään mukaan. Jokaisen kannattaa myös kysyä omalta työnantajaltaan, tukisiko muutamalla satasella jos sitä vastaan saa bannerin näkymään.
Yritysten kanssa tehtävästä yhteistyöstä on keskusteltu myös MEGA Marketing -palstalla jonne se sopiikin paremmin:
http://www.geocache.fi/bulletin/viewtop ... 32383#last
Kun markkinointiin ei ollut tullut vapaaehtoisia ja kun olin sen eteen tehnyt sen mitä inhimisesti lyhyessä ajassa pystyin, olen ottanut omalle vastuualueelleni sponsoroinnin, koska siihenkään ei kukaan ole ilmoittautunut vapaaehtoiseksi koordinoijaksi.
Yksityiskohtaisia neuvottelutavoitteita en voi tähän laittaa. Hienoa, jos joku kysyy työnantajaansa, mutta ennen sitä teen kaksi peruslinjausta tiettäväksi:
1) Tämä on maailman varmaan kaikkien aikojen ammattitaitoisimmin ja huolellisimmin tehty event, kun arvioidaan visuaalista ilmettä.
2) Bannereita ei sivuille tule, vaan lähinnä logoja.
3) Logon saaminen sivuille tulee olemaan siinä määrin kallista, että en kannusta ketään menemään pomonsa kanssa juttelemaan muutaman satasen diilistä, josta sitten tässä päässä jouduttaisiin kieltäytymään.
Yhteenveto tästä asiasta: Olen yritys-yhteistyötä miettinyt alusta lähtien ja tällä hetkellä olen aika luottavainen sen suhteen, minkälaisia (i) sopimukset, (ii) pääsopimuskumppanit ja (iii) hinnat tulevat olemaan. Iso seuraava vaihe on tietenkin saada Pricipal partners yksi toisensa perään ymmärtämään, että (iii)-kohdan hinta on perusteltu yrityksen omien intressien kannalta ja vaikuttaa riittävästi siltä, että tämä geo-tyyppi ei ole halukas tinkimään.
Kutsuttiin sitä sitten kumppanuudeksi, yhteistyöksi tai sponsoroinniksi, niin kaikki ideat ja yhteystiedot luetaan ja harkitaan huolella.
Lisäksi kannattaa olla yhteydessä GoTampereeseen ja Tampereen kaupunkiin. Uskoisin että kaupungilta saa muutaman satasen tapahtumatukea. Jos ja kun on tiedossa, että paikan päälle on tulossa lapsia, kannattaa sitä aina mainostaa kaupungille ja mahdollisille muille tukijoille, esim. Suomen Latu, HLU, Nuori Suomi.
Useimmat mainitut asiat joko ovat elävinä yhteyksinä tai next-to-do listallani (tärkeimpänä noista Tampereen kaupunki & matkailu, mutta myös esim. MEK). Ja sama juttu: muutamalla satasella ei ole asiaa maailman kauneimman ja toiseksi suurimman mega-eventin yhteistyökumppaniksi. Suomen ladun kohdalla jonkinlainen suullinen esisopimus on voimassa, mutta se ei myöskään ole satasten luokkaa. Toki rahaa voi laittaa tilille, mutta mitään emme lupaa vastineeksi
Tuosta Go Tampere / Treen kaupunki / MEK -suunnasta kun sen saan kunnolla työn alle voin informoida toivottavasti vapaammin kuin keskeneräisistä yritysyhteistyö-sopimuksista.
Työtä varmasti riittää mutta sehän teillä varmasti on ollut tiedossa kun olette päättäneet eventin järjestää.
Katsopa vastuulistaa läpi ja mieti, mihin voisit sitoutua. Tervetuloa mukaan!